予約ルームズ：初期設定【Google連携】

Google連携で予約ルームズをご利用の場合の初期設定をご説明させていただきます。

事前準備

事前準備に不備がある場合は正常に動作しないことがございますので、以下必ずご確認ください。

1.会議室設置用のスマホ・タブレット（iOS/Android）を用意

モード	1会議室につき 設置可能な台数	説明
入退室	1~2台	入退室の処理に使用します。基本1台。入口が２カ所ある広い会議室の場合は、2台設置をご検討ください。 Tips 入退室モード端末の使い方はこちら。
時間お知らせ	0~1台	会議終了のお知らせに使用します。0台でも運用可。退室を促したい場合は、1台設置をご検討ください。 Tips 時間お知らせ端末の挙動はこちら。

以下、注意事項となります。

・予約ルームズアプリは縦表示と横表示に対応しておりますが、端末によっては、入退室モードは縦表示のみ、時間お知らせモードは横表示のみに制限されますので、お手元の端末でご確認ください。
・予約ルームズアプリの対応iOS：最新iOSの2世代前以降となります。
・予約ルームズアプリの対応Android OS：動作保証OS9.0以上、推奨環境OS12以上
・複数端末をご利用の場合、デバイス種類（iOS/Android）が同一でなくても利用可能です。
・入退室用の端末（iPad）は上部が地上から高さ140cmになるように設置すると、老若男女が操作しやすいです。

会議室ごとに端末のご用意が難しい場合は以下運用も可能です。

• 会議室にQRを設置し、各社員がスマホでQRコードを読み取り入退室（詳細はこちら）
• PCでWEB画面上から入退室（詳細はこちら）

2.予約ルームズと連携できる会議室について

予約ルームズはGoogle Workspace(G Suite)と連携してリソース情報を取得する仕組みです。そのため、Google Workspace(G Suite)に管理したい会議室がリソースとして登録されているかご確認ください。

（例：会議室1をA社とB社の両方のRECEPTIONIST企業アカウントに登録し、管理はできません。）

3. 会議室管理連携用の連携先アカウント

予約ルームズとGoogleカレンダーの連携に使用する、会議室管理連携用の
特権管理者権限のGoogleアカウントをご用意ください。

「予約ルームズWEB画面から会議室を予約」や「入退室端末から即入室」の場合、会議室管理連携用アカウントのGoogleカレンダー上に予定が作成されますため、
【必須】個人のアカウントと別にご用意ください。

4.ビルディングID

ビルディングを設定している場合、ビルディングIDをご確認ください。

Google Workspace(G Suite)でビルディングIDに利用不可の文字である「空白」と「()：半角かっこ」が入っていないかご確認ください。利用不可の文字が入っている場合、予約ルームズでビルディング選択時にエラーが発生し、該当ビルディングのリソース（会議室）の予約が行えないため、ビルディングを作成しなおしていただくか、ビルディングを選択せずにご利用ください。

5.ビルディング登録

Google Workspace(G Suite)で会議室のビルディングが登録している場合、予約ルームズでビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示し、会議室を探しやすくなります。

6.予定の登録方法について

7.予定の公開設定の変更について

予約ルームズのアカウント作成

1.WEB登録

『1.管理者WEB登録』の手順で、WEB登録を行い、企業アカウント・RECEPTIONIST管理者アカウントを作成してください。

2.社員情報の追加登録（任意）

以下を行う社員はアカウントが必要なため、『4.社員情報の追加登録』の手順で社員登録をしてください。

• 予約ルームズWEB画面（会議室状況）から予約状況の確認、会議室の予約
• QRコードを読み取り、入退室
• マルチテナント機能をご利用、かつ子会社の社員（親会社の会議室を予約する社員）

※Googleカレンダーから予約状況の確認、会議室の予約をされる場合は不要です。

3.予約ルームズのお申し込み

作成いただいた企業アカウントで予約ルームズを有効にするには、弊社側での設定が必要となりますため、営業担当またはお問い合わせまでご連絡ください。弊社での設定完了後にご連絡しますので、その後以下『3.予約ルームズとカレンダー連携』以降の設定をお願いします。

予約ルームズとカレンダー連携

Google Workspace(G Suite)上の会議室情報（リソース情報）を管理するため、Googleカレンダーと連携を行います。

1．連携に必要なアカウントを用意する

以下の２つを用意します。
・RECEPTIONIST管理者アカウント
・「1.事前準備」でご準備した会議室管理連携用アカウント（Google特権管理者）

2．RECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」をクリックする

再連携の場合は、「会議室設定」＞右上の「会議室情報の編集」＞「設定」＞「連携中のカレンダー」＞「削除」を行ってから、以下操作をしてください。

3．「Googleカレンダーと連携」をクリックする

「Googleカレンダーと連携」をクリックします。

4．Googleのログイン画面で連携用アカウントを選択

Googleのログイン画面が表示されますので、会議室管理連携用アカウント（Google特権管理者）でログインしてください。すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、会議室管理連携用アカウントを選択してください。

5．許可をクリックして連携を完了する

「許可」をクリックして連携します。

6．連携完了メッセージの確認

「会議室管理者を追加しました。」と画面上部に表示されます。

予約ルームズに会議室を追加

予約ルームズで管理する会議室を設定します。

会議室を追加する

RECEPTIONIST管理者で「会議室設定」＞「会議室情報の編集」＞「会議室を追加」をクリックします。

会議室を選択する

ポップアップが表示されますので、管理したい会議室を選択します（複数選択可）。管理する会議室の選択後、「追加」ボタンを押します。

追加処理を確認する

画面を再読み込みする

追加後、画面を再読み込みしてください。（Windows：Shift+F5 / Mac：Shift+Cmd+R）

会議室が追加されたことを確認する

「会議室設定」に追加した会議室が表示されるかご確認ください。
1会議室につき2モード（入退室／時間お知らせ）が表示されます。

会議室ごとの設定を変更する（エンタープライズプラン以上）

会議室を削除する

予約ルームズのその他の設定

以下機能をご希望の場合は、ご設定ください。

未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルする(空予約自動解放)

未入室の会議予約を自動キャンセルすることで、使われていない会議室を開放できます。未入室のまま一定時間を経過した会議室予定自体を削除することも可能です。設定方法はこちら。

担当者宛てに会議室予約のリマインドメールを配信

事前に会議予約一覧を配信することで、会議室予約のキャンセル忘れを防ぎます。詳細はこちら。

会議終了時間になったら強制的に終了する(会議強制終了)

会議が延長されずに終了時間を過ぎたら、強制的に退室処理を行うことで、無断で会議室を利用され続けることを防ぎます。詳細はこちら。

PCの予約ルームズ画面から入退室する　※エンタープライズプラン以上のみ

PCで会議室状況画面から「入室」「退室」も可能です。詳細はこちら。

端末に予約ルームズアプリをインストールし、通知設定

各会議室に設置する端末に、予約ルームズアプリをインストールします。

インストール画面を開く

App Store/Google Play（Playストア）で予約ルームズアプリのインストール画面を開きます。以下のアイコンからもインストール画面を開けます。

検索でインストール画面を探す

検索する場合は、iOSの方はAppStore。Androidの方はGooglePlayを開きます。

アプリを検索してインストール

検索枠に「RECEPTIONIST 予約ルームズ」と入力して検索していただくと、予約ルームズがヒットしますので、「入手」または「インストール」をタップしてください。

インストール完了を確認する

端末上に予約ルームズアプリがインストールされたことを確認してください。

端末の通知設定を確認する

端末の「設定」＞「通知」＞「予約ルームズ」で以下設定になっているかご確認ください。

Android端末全体の通知設定を確認する

Androidの場合、端末全体の通知設定で通知が表示される設定になっているかご確認ください。
端末の「設定」＞「通知」（端末ごとに名称が異なる）にて、ロック画面での通知が表示される設定になっているか確認してください。

予約ルームズアプリと会議室を紐づけ

各会議室に設置する端末の予約ルームズアプリと会議室の紐づけを行います。

必要な準備物

• 予約ルームズアプリをインストールした端末
• RECEPTIONIST管理者で「会議室設定」を開いたPC

端末でアプリを起動する

通知の送信を許可する

アプリにログインする

端末にログイン画面が表示されます。ログイン方法は2種類あります。以下のいずれかの方法でログインを行ってください。

• QRコードを利用したログイン方法（簡単でおすすめ）
• 会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法

QRコードを利用したログイン方法

管理画面の「会議室設定」で、端末に紐づけたい会議室名・デバイスモードの右側の「・・・」から「認証QRコードを表示」をクリックします。

• 入退室モードでデバイス名が2つ、時間お知らせモードでデバイス名が1つ入っている場合は、他の端末で連携済みですので、連携を解除してから再度連携してください。
• 時間お知らせで連携されようとしている場合は、予約ルームズアプリがv1.1.0以降かご確認ください。
• iOS端末でセットアップ時に「アプリとデータ転送」で、「iCloudバックアップから」や「別のiPhoneから」など「何も転送しない」以外を選択した場合は、端末を初期化し「アプリとデータ転送」で「何も転送しない」を選択してください。

会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法

「会議室管理コード」を確認してください。（必要に応じてメモしてください）

管理画面の「会議室設定」で、端末に紐づけたい会議室の「デバイスキー」を確認します。（必要に応じてメモしてください）

• 「会議室設定」の「接続デバイス」にデバイス名が入っていないかご確認ください。入退室モードでデバイス名が2つ、時間お知らせモードでデバイス名が1つ入っている場合は、他の端末で連携済みですので、連携を解除してから再度連携してください。
• 時間お知らせで連携されようとしている場合は、予約ルームズアプリがv1.1.0以降かご確認ください。
• iOS端末でセットアップ時に「アプリとデータ転送」で、「iCloudバックアップから」や「別のiPhoneから」など「何も転送しない」以外を選択した場合は、端末を初期化し「アプリとデータ転送」で「何も転送しない」を選択してください。

接続完了を確認する

予約ルームズアプリに接続した会議室名が表示されますので、「→」をタップします。

入室前の画面が表示されたら紐づけ完了

管理画面でデバイスが接続されたことを確認

予約ルームズアプリと会議室の紐づけが完了すると、「会議室設定」の「接続デバイス」に、紐付けしたデバイス名が表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

端末側の設定

以下、希望に合わせてご設定ください。

アプリを固定表示にする

アプリが終了しないよう、端末の表示を予約ルームズアプリで固定したい場合

通知音量を調整する

予約ルームズの通知音の音量は、端末本体の音量設定で調整をお願いいたします。

これで初期設定が完了です。
Googleカレンダーで会議室を予約し、端末から「入室」「退室」「今すぐ入室（即入室）」をお試しください。