Microsoft連携で予約ルームズをご利用の場合の初期設定をご説明させていただきます。
予約ルームズのサービスサイトはこちら。
予約ルームズの概要はこちら。
事前準備
事前準備に不備がある場合は正常に動作しないことがございますので、以下必ずご確認ください。
1.会議室設置用のスマホ・タブレットの用意
会議室設置用のスマホ・タブレット（iOS/Android）をご用意ください。
| モード | 1会議室につき 設置可能な台数 |
説明 |
|---|---|---|
| 入退室 | 1～2台 | 入退室の処理に使用します。基本1台。入口が２カ所ある広い会議室の場合は、2台設置をご検討ください。 |
| 時間お知らせ | 0～1台 | 会議終了のお知らせに使用します。0台でも運用可。退室を促したい場合は、1台設置をご検討ください。 |
入退室モード端末の使い方については、こちらのページをご覧ください。
時間お知らせ端末の挙動については、こちらのページをご覧ください。
予約ルームズアプリは縦表示と横表示に対応していますが、端末によっては入退室モードは縦表示のみ、時間お知らせモードは横表示のみに制限される場合があります。お手元の端末でご確認ください。
- 予約ルームズアプリの対応iOS：最新iOSの2世代前以降
- 予約ルームズアプリの対応Android OS：動作保証OS9.0以上、推奨環境OS12以上
- 複数端末をご利用の場合、デバイス種類（iOS/Android）が同一でなくても利用可能です。
- 入退室用の端末（iPad）は上部が地上から高さ140cmになるように設置すると、老若男女が操作しやすいです。
会議室ごとに端末の用意が難しい場合は、以下の運用も可能です。
2.予約ルームズと連携できる会議室について
予約ルームズはMicrosoft365と連携してリソース情報を取得する仕組みです。
そのため、Microsoft365に管理したい会議室がリソースとして登録されているかご確認ください。
Microsoft365のリソースの種類「備品」は非対応のため、予約ルームズで管理できません。
複数のRECEPTIONIST企業アカウントに同じリソースを追加はできません。
（例：会議室1をA社とB社の両方のRECEPTIONIST企業アカウントに登録し、管理はできません。）
3. 会議室管理連携用の連携先アカウントを用意
予約ルームズとOutlookカレンダーの連携に使用する、会議室管理連携用のグローバル管理者、アプリケーション管理者、またはクラウドアプリケーション管理者のMicrosoftアカウントをご用意ください。「予約ルームズWEB画面から会議室を予約」や「入退室端末から即入室」の場合、会議室管理連携用アカウントのOutlookカレンダー上に予定が作成されます。そのため、【必須】個人のアカウントとは別にご用意ください。
また、以下の2点をご確認ください。
メールアドレスの登録
会議室管理連携用アカウントの「メール」にメールアドレスの登録が必要です。
確認方法：Azure Active Directory ＞ 左メニュー「ユーザー」 ＞ ユーザー一覧で会議室管理連携用アカウントを選択 ＞ タブ「プロパティ」の「連絡先情報」の「メール」
ライセンスの付与
会議室管理連携用アカウントには、「Outlook」「Azure AD」「Exchange」の利用が可能なライセンスの付与が必要です。
確認方法：Microsoft 365 管理センター ＞ ユーザー ＞ アクティブなユーザー ＞ 会議室管理連携用アカウントを選択 ＞ 「ライセンスとアプリ」
例）Microsoft 365 F1はOutlookが含まれていないため利用できません。Microsoft 365 F3、Microsoft 365 Business Standard、Microsoft 365 Business BasicはOutlookが含まれているため利用できます。
また、以下の個人・家庭向け Microsoft 365 シリーズのライセンスでは連携できません。
- Microsoft 365 Family
- Microsoft 365 Personal
- Microsoft 365 Basic
作成したグローバル管理者権限のアカウントで、この後のOutlookカレンダー連携時に「RECEPTIONISTアプリがMicrosoft 365にアクセスする許可」が必要です。詳細は『Microsoft 365（Outlookカレンダー等）の連携で必要な権限やアクセス許可』の『予約ルームズ（Outlookカレンダーの連携）』をご覧ください。
4.Microsoft側の事前設定
『会議室管理：Outlookカレンダー連携時の事前設定』の設定を行ってください。
5.Microsoft365で会議室グループを登録
Microsoft365上で会議室の会議室グループが登録されている場合、その会議室グループ内の会議室のみを表示し、会議室を探しやすくなります。
Outlookの仕様上、この後の会議室追加時に、会議室が100件しか表示されませんので、会議室が100件以上会議室がある場合は会議室グループを作成してください。
会議室グループとは、Microsoftの用語で「会議室一覧」や「会議室リスト」「特別なマークのついた配布グループ」と明記されています。
-
会議室グループはPowerShellを使用して作成します。作成方法は
こちらをご覧ください。 -
Exchange 管理センターで作成した通常の配布グループは、PowerShellを使用して「会議室リスト」に変換する必要があります。変換方法は
こちらをご覧ください。
▼「会議室設定」で会議室追加時
▼「会議室状況」を確認時
▼「アポイントメント」で会議室を選択時
予約ルームズのアカウント作成
1.WEB登録
『1.管理者WEB登録』の手順で、WEB登録を行い、企業アカウント・RECEPTIONIST管理者アカウントを作成してください。
2.社員情報の追加登録（任意）
以下を行う社員はアカウントが必要なため、『4.社員情報の追加登録』の手順で社員登録をしてください。
- 予約ルームズWEB画面（会議室状況）から予約状況の確認、会議室の予約
- QRコードを読み取り、入退室
- マルチテナント機能をご利用、かつ子会社の社員（親会社の会議室を予約する社員）
※Outlookカレンダーから予約状況の確認、会議室の予約をされる場合は不要です。
3.予約ルームズのお申し込み
作成いただいた企業アカウントで予約ルームズを有効にするには、弊社側での設定が必要となりますため、営業担当またはお問い合わせまでご連絡ください。弊社での設定完了後にご連絡しますので、その後以下『3.予約ルームズとカレンダー連携』以降の設定をお願いします。
予約ルームズとカレンダー連携
Microsoft365上の会議室情報（リソース情報）を管理するため、Outlookカレンダーと連携を行います。
| アカウント名 | 説明 |
|---|---|
| RECEPTIONIST管理者アカウント | 管理画面にアクセス可能な管理者アカウント |
| 会議室管理連携用アカウント | 「1.事前準備」で用意した、Microsoftのグローバル管理者／アプリケーション管理者／クラウドアプリケーション管理者のアカウント |
2. RECEPTIONISTにログインして設定開始
RECEPTIONIST管理者アカウントで
RECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」をクリックします。
再連携の場合は、
「会議室設定」 ＞ 右上の「会議室情報の編集」 ＞ 「設定」 ＞ 「連携中のカレンダー」 ＞ 「削除」
を行ってから、以下の操作を行ってください。
3. Outlookカレンダーとの連携
「Outlookカレンダーと連携」をクリックします。
4. Microsoftアカウントでログイン
Microsoftのログイン画面が表示されますので、
会議室管理連携用アカウント
（Microsoftのグローバル管理者／アプリケーション管理者／クラウドアプリケーション管理者）でログインしてください。
すでにログイン済みの場合はアカウント選択画面が表示されますので、会議室管理連携用アカウントを選択してください。
個人のアカウントでは連携しないでください。
5. 「承諾」をクリックして連携を完了
「承諾」をクリックして連携を完了させます。
6. 連携完了の確認
「会議室管理者を追加しました。」と画面上部に表示されます。
予約ルームズに会議室を追加
予約ルームズで管理する会議室を設定します。
1. 「会議室を追加」をクリック
RECEPTIONIST管理者で
「会議室設定」
＞「会議室情報の編集」＞「会議室を追加」をクリックします。
2. 会議室の選択
ポップアップが表示されますので、管理したい会議室を選択します（複数選択可）。
管理する会議室の選択後、「追加」ボタンを押します。
会議室が表示されないときは、他の企業アカウントで該当の会議室を追加済みでないかご確認ください。
また、Outlookカレンダー連携：会議室を取得できない、会議室が表示されないもご確認ください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
3. 追加処理の確認と閉じる操作
( 画像をクリックすると拡大表示します )
4. 画面の再読み込み
追加後、画面を再読み込みしてください。
（Windows：Shift + F5 / Mac：Shift + Command + R）
5. 会議室設定の確認
「会議室設定」に追加した会議室が表示されるかご確認ください。
1会議室につき2モード（入退室／時間お知らせ）表示されます。
各会議室の鉛筆マークを押すと会議室ごとに「予定公開設定」や「即入室機能」の設定が可能です。
※エンタープライズプラン以上のみ対応
予定公開設定
デフォルトは「公開」です。「非公開」に設定すると、該当会議室の会議予定名などを非表示にできます。
詳しくは こちら をご覧ください。
即入室機能
デフォルトは「有効」です。「無効」にすると、会議室が空いていても即入室の操作ができなくなります。
詳しくは こちら をご覧ください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
会議室を削除するには、対象の会議室の右側にある「・・・」ボタンから「会議室を削除」をクリックします。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
予約ルームズのその他の設定
以下機能をご希望の場合は、ご設定ください。
未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルする(空予約自動解放)
未入室の会議予約を自動キャンセルすることで、使われていない会議室を開放できます。未入室のまま一定時間を経過した会議室予定自体を削除することも可能です。設定方法はこちら。
担当者宛てに会議室予約のリマインドメールを配信
事前に会議予約一覧を配信することで、会議室予約のキャンセル忘れを防ぎます。詳細はこちら。
会議終了時間になったら強制的に終了する(会議強制終了)
会議が延長されずに終了時間を過ぎたら、強制的に退室処理を行うことで、無断で会議室を利用され続けることを防ぎます。詳細はこちら。
PCの予約ルームズ画面から入退室する ※エンタープライズプラン以上のみ
PCで会議室状況画面から「入室」「退室」も可能です。詳細はこちら。
Outlookの会議室カレンダーに終日予定が登録されていても、予約ルームズ画面から予約できるようにする
詳細はこちら。
端末に予約ルームズアプリをインストールし、通知設定
各会議室に設置する端末に、予約ルームズアプリをインストールします。
1. アプリのダウンロード
ご利用の端末に応じて、以下よりアプリをダウンロードしてください。
▼iOSの場合
▼Androidの場合
2. 検索からのインストール
検索する場合は、iOSの方は AppStore、Androidの方は GooglePlay を開きます。
iOSとAndroidでのアプリ起動画面をご紹介します。
▼iOSの場合
▼Androidの場合
3. 検索・インストール時の注意
検索枠に「RECEPTIONIST 予約ルームズ」と入力して検索し、予約ルームズを見つけたら「入手」または「インストール」をタップしてください。
類似しているアプリもありますので、提供元が「RECEPTIONIST Inc.」であることをご確認ください。
「receptionist」（小文字）でも検索可能です。
公開直後はまだ検索できない場合もありますので、その場合は上記アイコンからダウンロードしてください。
iOSとAndroidの端末ごとの画面をご確認いただけます。
▼iOSの場合
▼Androidの場合
4. アプリがインストールされたか確認
iOSおよびAndroidでのアプリダウンロード後の画面例です。
▼iOSの場合
▼Androidの場合
5. 通知設定を確認する
端末の「設定」＞「通知」＞「予約ルームズ」で、以下の設定が有効になっているか確認してください。
- 通知を許可：ON
- ロック画面：ON
- 通知センター：ON
- バナー：ON
※時間お知らせモードの場合、「通知を許可」のみONになっていれば問題ございません。
- 通知を許可：ON
- ステータスバーに表示：ON
- バナー：ON
- ロック画面での通知：表示
※時間お知らせモードの場合、「通知を許可」のみONになっていれば問題ございません。
6. Android端末の全体通知設定
また、Androidの場合、端末全体の通知設定で通知が表示されるよう設定されているかもご確認ください。
端末の「設定」＞「通知」（端末ごとに名称が異なる場合があります）で、ロック画面での通知が表示される設定になっているかをご確認ください。
予約ルームズアプリと会議室を紐づけ
各会議室に設置する端末の予約ルームズアプリと会議室の紐づけを行います。
予約ルームズアプリが30日間非アクティブの場合、会議室連携が解除されます。
解除された場合は再度連携が必要です。
1. 必要なものを用意
以下の2つを用意します。
- 予約ルームズアプリをインストールした端末
-
RECEPTIONIST管理者で
「会議室設定」
を開いたPC
2. アプリを起動
( 画像をクリックすると拡大表示します )
3. 通知の許可を確認
許可しない場合、以下のような影響があります：
- 入退室モードで、会議終了前のプッシュ通知が送信されません。
- 時間お知らせモードで、次の予定のお客様がRECEPTIONISTで受付しても、レベル3・4に切り替わりません。
Androidの場合、機種によってはデフォルトでプッシュ通知が許可されているため、この画面が表示されないこともあります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
4. 端末でログイン画面を表示
端末にログイン画面が表示されます。ログイン方法は2種類あります。以下のいずれかでログインしてください。
QRコードを利用したログイン方法（※簡単）
会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法
QRコードを利用したログイン方法
4-2．
管理画面の
「会議室設定」
で、紐づけたい会議室名・デバイスモードの右側「…」から「認証QRコードを表示」をクリックします。
1つの会議室に入退室モードを2端末設置したい場合は、同じQRコードを両端末で読み込んでください。
QRコード読み込み時に
「予期せぬエラーが発生しました」
と表示される場合は、端末がネットワークに接続されているかご確認ください。
QRコード読み込み時に
「このモードは他の端末で連携済です…」
と表示される場合：
- 「会議室設定」の「接続デバイス」にデバイス名がすでに入っていないか確認
- 時間お知らせモードの場合はアプリがv1.1.0以降か確認
- 連携を解除してから再度お試しください
- iOS端末でセットアップ時に「アプリとデータ転送」で、「iCloudバックアップから」や「別のiPhoneから」など「何も転送しない」以外を選択した場合は、端末を初期化し「アプリとデータ転送」で「何も転送しない」を選択してください
会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法
4-2．「会議室管理コード」を確認します（必要に応じてメモしてください）
4-3．紐づけたい会議室の「デバイスキー」を確認します（必要に応じてメモしてください）
会議室管理コード・デバイスキーを入力し、モードを選択してログインします。
入退室モードを2端末設置したい場合は、同じコード・キーで両端末に入力してください。
ログイン時に
「予期せぬエラーが発生しました」と表示される場合は、ネットワーク接続を確認してください。
「会議室管理者が見つかりません…」
と表示される場合は、「会議室管理コード」と「デバイスキー」の入力ミスがないか確認してください。
「このモードは他の端末で連携済です…」と表示される場合：
- 「会議室設定」の「接続デバイス」にデバイス名がすでに入っていないか確認
- 時間お知らせモードの場合はアプリがv1.1.0以降か確認
- 連携を解除してから再度お試しください
- iOS端末でセットアップ時に「アプリとデータ転送」で、「iCloudバックアップから」や「別のiPhoneから」など「何も転送しない」以外を選択した場合は、端末を初期化し「アプリとデータ転送」で「何も転送しない」を選択してください
5. 会議室名を確認して進む
▼入退室モード
▼時間お知らせモード
6. アプリ画面で完了確認
▼入退室モード
▼時間お知らせモード
7. 紐づけ後の確認
予約ルームズアプリと会議室の紐づけが完了すると、
「会議室設定」
の「接続デバイス」に、紐づけしたデバイス名が表示されます。
連携済の会議室の情報は、一覧の上部に表示されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
端末側の設定
以下、希望に合わせてご設定ください。
アプリが終了しないよう、端末の表示を予約ルームズアプリで固定したい場合
iOS：『iPad/iPhoneの画面操作をロックする方法（アクセスガイド）』
Android：『Androidの画面操作をロックする方法』
予約ルームズの通知音の音量を調整したい場合
端末本体の音量設定で、調整をお願いいたします。
iPhoneの音量を調整する
iPadの音量を調整する
Outlookカレンダーで会議室を予約し、端末から「入室」「退室」「今すぐ入室（即入室）」をお試しください。