会議室管理:スマホ/タブレットのアプリで入退室を管理する(オプション機能)

会議室管理機能でできること

RECEPTIONISTの会議室管理では、以下の機能がご利用いただけます。
突然の来客や突発的な会議が発生した場合に、今空いていてすぐ予約可能な会議室がわかるため、会議室を効率的に利用できるようになります。

 

WEB管理画面
・会議室の予約状況の確認や会議室の予約
・会議室の入室状況と予約状況を合わせて表示
・今すぐ使える会議室のみの一覧表示

 

各会議室内端末(スマホ/タブレットのアプリ)
・入室・退室の管理
・会議終了前の通知
・予約していない会議室にその場で入室(即入室)

 

各社員
・予約した会議室のリマインドメール

 

 

会議室管理の全体イメージ

meetingroom_ver2

 

1.カレンダー連携
WEB管理画面にて、カレンダーと連携して管理する会議室を設定します。
2.端末設置
会議室管理アプリの入った端末(スマホ/タブレット)を各会議室内に設置します。
3.会議室入退室
会議室の入退室の際にその端末上で入室・退室操作を行います。
4.利用状況の確認・予約
WEB管理画面上で会議室の利用状況が一目でわかります。そのまま予約も可能です。
リマインドメールの送信も可能です。

 

 

会議室管理の設定・操作方法

会議室管理を有効にするには
Googleカレンダー連携 | Outlook(M365)カレンダー連携
管理する会議室の設定
連携アカウントの「会議室管理コード」 | デバイスキー
会議室管理アプリ(スマホ/タブレット)のインストール
スマホ/タブレットアプリで管理する会議室の紐付け
紐付けの解除
スマホ/タブレットアプリの使い方
予約済みの会議室への入室
予約のない会議室への入室(即入室)
会議終了前の通知
会議室状況の使い方
利用状況の確認方法
会議室の予約方法
今すぐ使える会議室の表示
リマインドメール
リマインドメールの機能
設定方法
送信されるメール
その他
会議室利用履歴のCSVダウンロード
Google Workspace(G Suite):会議室のビルディングについて
Outlook(M365):会議室グループが登録されている場合
よくあるご質問

 

 

会議室管理を有効にするには

1.会議室管理の機能の利用申し込みを行ってください
会議室管理の機能はオプション機能のため、有効にするには、弊社までお問い合わせください。
Check会議室管理は別料金プランになります。
・利用料金についての詳細は、お問い合わせください。
・会議室管理をご利用いただく場合、RECEPTIONISTのご利用料金は請求書払いとなります。

 

2.会議室設置用のスマホ(iPhone・Android)、タブレット(iPad等)をご用意ください
各会議室内に、会議室管理アプリがインストールされているスマホ・タブレットを置き、入退室の管理を行います。
そのため、管理する会議室の部屋数分のスマホ・タブレットが必要になりますので、別途ご用意くださいませ。
Tips 会議室アプリはiOS・Androidどちらでもご利用いただけます。また、対応OSであれば、iPod touchでもご利用いただけます。(ネットワーク環境が必要です)
■対応OS
iOS: 11.0~13.3(最新)
Android: 5.0~10.0(最新)

 

3.Google Workspace(G Suite)/Outlook(M365)にて、会議室管理連携用の特権管理者権限/グローバル管理者権限のアカウントをご用意ください
会議室管理機能で会議室の予約を行うと、カレンダー連携を行ったアカウントにも予定が作成されます。そのため、カレンダー連携を行うアカウントは別途ご用意いただくことをおすすめいたします。
また、管理できる会議室は、「連携したアカウントが利用できる会議室」のため、特権管理者権限/グローバル管理者権限でアカウントをご用意ください。

 

連携できる会議室について
会議室管理の機能は、Google Workspace(G Suite)/Outlook(M365)上の会議室情報(リソース情報)を取得する仕組みです。
そのため、会議室管理をご利用いただく場合は、Google Workspace(G Suite)/Outlook(M365)のリソース情報に会議室が登録されている必要があります。
それ以外の方法で会議室を管理している場合には、ご利用いただけません。

 

4.【Outlook(M365)のみ】連携する会議室に事前設定を行ってください
会議室管理機能をご利用いただくため、Microsoft側の事前設定が必要です。
事前に以下ヘルプページの対応を行ってください。

会議室管理:Outlookカレンダー連携時の対応事項

 

5.【Google Workspace(G Suite)でビルディングを設定している場合のみ】ビルディングIDをご確認ください
Google Workspace(G Suite)でビルディング設定を利用している場合に、ビルディングIDに利用不可の文字が入っていないかご確認ください。
■利用不可の文字
1:空白
2:半角かっこ ()←こちらです

 

上記文字が入っている場合、ビルディング選択時にエラーが発生し、該当ビルディングのリソース(会議室)の予約が行えません。
ビルディングを作成しなおしていただくか、ビルディングを選択せずにご利用ください。
ご参考:Google Workspace(G Suite)連携:アポイントメント作成時や会議室管理機能の利用時に「会議室を取得できませんでした」とエラーが出る

 

 

Googleカレンダー連携

Google Workspace(G Suite)上の会議室情報(リソース情報)を管理するため、Googleカレンダーと連携を行います。

 

 

RECEPTIONIST管理者アカウントにてログインし、WEB管理画面の「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01

 

Googleカレンダー連携の方法

Checkこの操作は、特権管理者権限をお持ちのアカウントで行ってください。
参考:会議室管理連携用の特権管理者権限のアカウントをご用意ください

 

会議室設定画面より、中央の「Googleカレンダーと連携」ボタンをクリックしします。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されます。連携を行うアカウントでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。(特権管理者権限をお持ちの方をご選択ください)

g-01

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
meetingroom-manage_03

 

 

連携が正常に完了すると「会議室管理者を追加しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。
meetingroom-manage_04

 

 

 

Outlook(M365)カレンダー連携

Outlook(M365)上の会議室情報(リソース情報)を管理するため、Outlookカレンダーと連携を行います。

 

 

RECEPTIONIST管理者アカウントにてログインし、WEB管理画面の「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01

 

Outlook(M365)カレンダー連携の方法

Checkこの操作は、グローバル管理者権限をお持ちのアカウントで行ってください。
参考:会議室管理連携用のグローバル管理者権限のアカウントをご用意ください

 

会議室設定画面より、中央の「Outlookカレンダーと連携」ボタンをクリックします。
o-01

 

 

Tips Outlook(M365)アカウントのログイン画面が表示されます。連携を行うアカウントでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Outlook(M365)アカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。(グローバル管理者権限をお持ちの方をご選択ください)

o-02

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「会議室管理者を追加しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。
meetingroom-manage_04

 

 

管理する会議室の設定

連携したカレンダー上から、管理する会議室を選択します。

 

 

会議室設定画面から、右上にある「会議室を追加」ボタンを押します。
meetingroom-manage_05

 

 

 

ポップアップが表示されますので、管理したい会議室を選択します(複数選択可)。
管理する会議室の選択後、「追加」ボタンを押します。

meetingroom-manage_06
meetingroom-manage_07

 

 

会議室の追加処理が開始される画面が表示されるので、「閉じる」ボタンを押します。
meetingroom-manage_10

 

 

会議室の追加処理が終わるまで1分ほど待ち、画面を再読み込みしてください。
Tips 再読み込み方法 Windows:Shift+F5 / Mac:Shif+Cmd+R

 

 

会議室設定画面に、選択した会議室が表示されます。
meetingroom-manage_11

 

 

Tips 選択した会議室の削除
対象の会議室の右側にある「・・・」ボタンから「会議室を削除」をクリックします。
meetingroom-manage_12

 

 

以上でWEB管理画面での作業は完了です。
次の設定で必要な、アプリと会議室を紐づけるための情報は以下にそれぞれ表示されています。
確認できるように、WEB管理画面は開いたまま次の設定に進んでください。

 

連携アカウントの「会議室管理コード」

会議室設定画面の右上のカレンダーと連携したアカウント名をクリックし、表示された情報の「会議室管理コード」が必要です。
meetingroom-manage_13

 

 

デバイスキー

会議室設定画面に追加されている会議室の右側にある「デバイスキー」が必要です。会議室ごとに異なるキーとなっています。
meetingroom-manage_14

 

 

会議室管理アプリ(スマホ/タブレット)のインストール

各会議室に設置する端末に、RECEPTIONIST会議室管理アプリをインストールします。
Check 会議室に設置する端末全てにアプリをインストールする必要があります。

 

Tips 以下のアイコンからインストールできます。

 

▼iOSの場合
aicon-ios
▼Androidの場合
aicon-google

 

自分で検索する場合は、iOSの方はAppStore。Androidの方はGooglePlayを開いてください。

 

▼iOSの場合
mobile-app_ios_01
▼Androidの場合
mobile-app_android_01

 

 

検索枠に「RECEPTIONIST for Space」と入力して検索していただくと、RECEPTIONIST for Spaceがありますので、「入手」または「インストール」をタップしましょう。

Check 類似しているアプリもありますので、提供元が「RECEPTIONIST Inc.」より入手してください。
Tips 「receptionist」(小文字)でも検索可能です。
Tips 公開直後はまだ検索できない場合もありますので、その場合は上記アイコンからダウンロードして下さい。

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage_app_01-ios
▼Androidの場合
meetingroom-manage_app_01-android

 

 

端末上にRECEPTIONISTの会議室管理アプリがインストールされたことを確認しましょう!

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage_app_02-ios
▼Androidの場合
meetingroom-manage_app_02-android

 

 

これでインストールは完了です。
 

利用しているデバイスの表示を会議室管理アプリで固定したい場合

iOSの場合はこちら
Androidの場合はこちら

 

続いて、会議室管理アプリで会議室の紐付けを行う方法をご確認ください。

 

 

スマホ/タブレットアプリで管理する会議室の紐付け

会議室の入退室を管理するために必要な設定です。会議室に設置する端末全てに設定する必要があります。

 

RECEPTIONISTの会議室管理アプリを開きましょう。
meetingroom-manage_app_03

 

 

ログイン画面が表示されます。

 

ログイン方法は2通りあります。どちらかの方法でログインを行ってください
・【推奨】QRコードを利用したログイン方法:こちらをご確認ください
・会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法:こちらをご確認ください

 

QRコードを利用したログイン方法

アプリ画面の「カメラを起動する」をタップします。

 

WEB管理画面の会議室設定画面で、その端末で管理したい会議室の右側にある「・・・」ボタンから「認証QRコードを表示」をクリックします。
meetingroom-manage_app_04-2

 

表示されたQRコードをアプリで読み込むことで、ログインすることができます。

 

 

会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法

会議室アプリの「キーボードで入力する場合はこちら」をタップします。

 

①②にそれぞれ入力を行います。

Item Name Detail
①会議室管理コード 「会議室管理コード」を入力してください
②デバイスキー その端末で管理したい会議室のデバイスキーを入力してください

 

 

接続した会議室の名称が表示されます。一致しているか確認して、「→」ボタンをタップします。
meetingroom-manage_app_05

 

 

入室前の画面が表示されます。
meetingroom-manage_app_06

 

 

ログインすると、「プッシュ通知を許可しますか?」の確認画面が表示されます。
必ず「許可」をタップしてください。
Check 許可しない場合、会議終了前のプッシュ通知がされませんのでご注意ください。

 

Tips Androidの場合、機種によってはデフォルトでプッシュ通知が許可されている場合もありますので、この画面自体が表示されない場合もあります。

meetingroom-manage-app_notice01

 

 

紐付けの完了した会議室情報のWEB管理画面の表示
アプリとの紐付けが完了すると、WEB管理画面の会議室設定画面の「接続デバイス」に、紐付けしたデバイス名が表示されます。
meetingroom-manage_15

 

 

紐付けの解除

紐付けを解除する場合は、以下どちらかの方法で解除を行います。

 

アプリ側で紐付け解除
▼アプリのログアウトは左上の3本ラインをタップすると、画像のようにログアウトに関するメニューが表示されます。「ログアウトする」をタップし、ログアウトします。

meetingroom-manage_app_07-app
WEB管理画面側で紐付け解除
▼WEB画面上で、該当の会議室右側の「・・・」から連携解除

meetingroom-manage_app_07-web

 

 

これで事前準備が整いました。
あとは実際に、以下の操作を行うことで、会議室を管理することができます。

実際に使ってみましょう!

 

 

スマホ/タブレットアプリの使い方

会議室管理アプリの使い方はいたってシンプルで簡単です。

 

紐付けを行った端末を、各会議室に設置します。

 

予約済みの会議室に入室

予約済みの会議室に入室する

その会議室で予定が作成されている場合、直近の会議情報がアプリ上に表示されます。
会議を始める場合は「入室」ボタンをタップします。
直近の会議予定の15分前から、会議室に入室できるようになります。
app-01

 

 

確認メッセージが表示されますので、問題なければ「はい」をタップします。
app-02

 

 

入室され、会議中の状態になります。
app-03

 

予約のない会議室に入室(即入室)

当日の予約がない場合

利用しようとしている会議室に当日の予約がない場合には右の画像のように表示されます。「今すぐ入室ボタン」を押すと次のページに遷移します。
app-03

 

当日の予約がある場合

利用しようとしている会議室に当日の予約がある場合には右の画像のように何時まで利用かのかが表示されます。「今すぐ入室ボタン」を押すと次のページに遷移します。
app-03

 

このページでは会議室の利用時間を選択し、「→」ボタンをタップします。すでに予約がある会議室の時間をまたぐ予約はできません。(例)現時刻が14:03で次の予約が15:00である時には「60」や「90」の時間を選択することはできかねます。
app-03

 

入室を確認する画面に遷移するので、時間に間違いがない場合には「はい」をタップして入室します。
app-03

 

入室され、会議中の状態になります。
app-03

 

退室方法

退室時

会議が終わって、会議室の利用が終了したら、「退室」ボタンをタップします。
app-04

 

 

「退室」ボタンをタップして画面が遷移したら、「OK」ボタンをタップします。
app-05
 

 

退室済みの状態になります。
再度、直近の会議情報がある場合はアプリ上に表示されます。
app-05

 

 

アプリの使い方は、この操作の繰り返しとなります。

 

 

会議終了前の通知

アプリで会議室に入室済みの場合、会議終了10分前に通知音とともに通知が表示されます。
Tips 会議終了の10分前固定で通知が届くようになっておりますが、会議終了何分前に通知するかを指定できるよう現在鋭意開発中ですので、しばらくお待ちくださいませ。

 

 

アプリ自体が表示されている状態では、画面上に表示されます。
Tipsアプリが非表示にならないよう、あらかじめ以下の設定を行っておくことを推奨します。
iOS端末(アクセスガイド設定)
Android端末(画面操作のロック)

meetingroom-manage-app_notice02

 

スマホ自体がスリープの状態には、プッシュ通知が届きます。
Check アプリ自体を終了した場合、正常にプッシュ通知は届きません。
meetingroom-manage-app_notice03

 

 通知が表示されない場合

指定した時間になっても会議終了前の通知が表示されない場合、お使いのスマホ/タブレット上の設定をご確認ください。

 

お使いのスマホ/タブレットより、「設定」>「通知」>「会議室管理」に進んでください。

 

CheckAndroidスマホをご利用の場合は、こちらの設定もご確認ください。

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage-app_notice04_ios

 

・通知を許可:ON
・ロック画面:ON
・通知センター:ON
・バナー:ON

▼Androidの場合
meetingroom-manage-app_notice04_android

 

・通知を許可:ON
・ステータスバーに表示:ON
・バナー:ON
・ロック画面での通知:表示

 

これらの設定になっているかご確認くださいませ。

 

 

会議室状況の使い方

RECEPTIONISTのWEB画面からは、会議室の利用状況が把握でき、今空いていてすぐ使える会議室もひと目で確認できます。
Check表示されるのは会議室の予定のみです。操作している社員、および会議室管理者自身の予定は表示されません。

 

 

利用状況の確認方法

WEB管理画面から会議室状況を選択します。
web-01_02

 

 

管理者が会議室設定画面で追加した会議室の、当日の予約状況がスケジュール画面で表示されています。
web-06_01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予約済みの時間帯

これから利用される予定の時間帯は、「予約済み」として緑色の表示となります。
web-06_02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

会議中の時間帯

予約が入っているかつ、スマホアプリで入室の対応を行っている時間帯は、「会議中」として赤色の表示となります。
web-06_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

退室済みの時間帯

予約した終了時間が過ぎており、スマホアプリで退室の対応を行っている時間帯、または過去の時間帯は「退室済み」として灰色の表示となります。
web-06_04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

現時刻に予約のできない会議室

現時刻で予約が入っている会議室の場合、予約のできない会議室として、その列自体が灰色の表示となります。
web-06_05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室の予約方法

予約したい会議室のスケジュール画面の時間帯をドラッグすることで、予約を行えます。
web-09

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

今すぐ使える会議室の表示

現在予約が入っておらず、これから15分/30分/60分空室の会議室のみ表示することも可能です。

 

右上の「今すぐ使える会議室」をクリックし、使いたい時間枠を「今から15分」「今から30分」「今から60分」から選択します。
web-08

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

選択した条件にあう会議室のみが表示され、各会議室の現在の時間帯部分に「予約する」ボタンが表示されています。
web-05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予約したい会議室の「予約する」ボタンを押すことで、すぐに予約を行えます。
web-04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室の予約ができました。そのまま該当の会議室でスマホアプリから入室をタップして会議を始めましょう。

Checkカレンダー側は、以下の方々のカレンダーに予定が作成されます。
・会議室管理者のアカウント
・操作している社員 ※アポイントメント機能でカレンダー連携している場合のみ
・予約した会議室

 

 

リマインドメール

会議室の予約状況をお知らせするリマインドメールの送信が行えます。
メールにはURLが記載されているため、会議室予約の変更やキャンセルが簡単に行えます。

リマインドメールの機能

・担当者宛に、朝7:00頃に該当日時の予約一覧のリマインドメールを送信します。
・メールはカレンダー上で会議予定に登録されているメールアドレス宛に送信されます(RECEPTIONISTの社員情報に登録しているメールアドレス宛ではありません)
・連携カレンダーと、会議予定の公開設定ごとに送信先が異なります。
【Googleカレンダー連携】
 ・公開の場合:その会議の主催者宛てにメールが送られます
 ・非公開の場合:その会議の作成者宛てにメールが送られます
【Outlookカレンダー連携】
 ・公開・非公開共に主催者宛にメールが送られます。(主催者・作成者の区分けがありません)

・「会議室設定」で登録されている会議室の予約状況のリマインドメールを送信します。
※RECEPTIONISTを利用せずに会議室を予約した場合も、会議室設定に登録されている会議室の予定はメールが送信されます。
・リマインドのタイミングは、0-5日前から選択可能です。
・管理者が送信有無の設定を行います。(各社員ごとの設定は行えません)

 

設定方法

 

「会議室設定」横に表示されている歯車マークをクリックします。

 

ポップアップ表示された画面で、
「予定を予定作成者にメールでリマインドする」にチェックを入れ、リマインドの希望日時を選択し、
最後に「保存」をクリックします。

 

■リマインドのタイミング
【例】4/22に送られてくるメール
0日前の設定:4/22の会議予定が対象
1日前の設定:4/23の会議予定が対象
2日前の設定:4/24の会議予定が対象
3日前の設定:4/25の会議予定が対象
4日前の設定:4/26の会議予定が対象
5日前の設定:4/27の会議予定が対象

re_setting

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

送信されるメール

設定した日時に、該当日の予約状況のメールが届きます。

 

■表示されるURL
・RECEPTIONISTから登録した予定は、RECEPTIONISTのアポイントメント一覧URLが表示されます。
・Googleカレンダー連携で直接登録した予定は、Google CalendarのURLリンクが表示されます。
・Outlookカレンダー連携で直接登録した予定は、Outlook側のAPIの特性上URLが記載されません。予定の確認にご利用ください。

 

■会議タイトルの表示
・会議タイトルを設定している場合:タイトルが表示されます
・会議タイトルが未設定の場合:「タイトルなしの予定」と表示されます
・非公開の予定の場合:「非公開の予定」と表示されます

▼Googleカレンダー連携の例
re_mail

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

その他

会議室利用履歴のCSVダウンロード

会議室の利用状況はCSVでのダウンロードが行えます。
会議室利用履歴のCSVダウンロード

Google Workspace(G Suite):会議室のビルディングについて

GSuite上で会議室のビルディングが登録されている場合には、ビルディングを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips ビルディングについてはこちらをご覧ください。
Checkビルディング選択時にエラーが表示される場合はこちらに該当していないかご確認ください。

 

▼会議室追加時にビルディングを選択
meetingroom-manage_08

 

▼会議室状況を確認する際にビルディングを選択
meetingroom-manage_08-1

▼希望するオフィスを選択
meetingroom-manage_09

 

 

 

Outlook(M365):会議室グループが登録されている場合

Microsoft365に会議室グループが登録されている場合、会議室グループの選択が可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(会議室グループは後から変更も可能です)

 

▼会議室追加時に会議室グループを選択
ogroup_01

 

▼会議室状況を確認する際に会議室グループを選択
ogroup_02

▼希望する会議室グループを選択
ogroup_03

 

 

よくあるご質問

Q:画面がOFFになっていると、会議終了前通知が表示されません
A:会議室管理アプリの設定がこちらの設定になっているか、一度ご確認ください。

 

また、Androidの場合、端末全体の設定で通知が表示されない設定になっている可能性があります。
設定>通知(※Android端末ごとに画面名称が異なります)
にて、ロック画面での通知が表示される設定になっているかご確認ください。
▼Androidスマホの端末全体の通知設定
android-setting2

 

 

 

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。