予約ルームズ:初期設定

予約ルームズの初期設定をご説明させていただきます。
 
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もくじ

1.事前準備
2.予約ルームズのアカウント作成
3.予約ルームズとカレンダー連携
4.予約ルームズに会議室を追加
5.予約ルームズのその他の設定
6.端末に予約ルームズアプリをインストールし、通知設定
7.予約ルームズアプリと会議室を紐づけ
8.端末側の設定

 

 

1.事前準備(必ずご確認ください)

事前準備に不備がある場合は、正常に動作しないことがございますので、以下必ずご確認ください。
 

1.会議室設置用のスマホ・タブレット(iOS/Android)をご用意ください。

各会議室に予約ルームズアプリをインストールしたスマホ・タブレットを設置します。

モード 1会議室につき
設置可能な台数
説明
入退室 1~2台 入退室の処理に使用します。
基本1台。入口が2カ所ある広い会議室の場合は、2台設置をご検討ください。
Tips入退室モード端末の使い方はこちら
時間お知らせ 0~1台 会議終了のお知らせに使用します。
0台でも運用可。退室を促したい場合は、1台設置をご検討ください。
Tips時間お知らせ端末の挙動はこちら

 
 
Check予約ルームズアプリは縦表示と横表示に対応しておりますが、端末によっては、入退室モードは縦表示のみ、時間お知らせモードは横表示のみに制限されますので、お手元の端末でご確認ください。
Tips予約ルームズアプリの対応OS:Android5.0以上 / 最新iOSの2世代前以降
Tips複数端末をご利用の場合、デバイス種類(iOS/Android)が同一でなくても利用可能です。
Tips入退室用の端末(iPad)は、上部が地上から高さ140cmになるように設置すると、老若男女が操作しやすいです。


 

会議室ごとに入退室モードの端末のご用意が難しい場合
会議室にQRコードを設置し、社員がご自身のスマホでQRコードを読み取り、入退室も可能です。詳しくはこちら

 

2.予約ルームズと連携できる会議室について

予約ルームズは、以下のいずれかと連携して、リソース情報(会議室情報)を取得する仕組みです。
・Google Workspace(G Suite)
・Microsoft365
・Garoonカレンダー
 

そのため、管理されたい会議室がGoogle Workspace(GSuite)/Microsoft365/Garoonカレンダーにリソース・会議室情報として登録されているかご確認ください。

 

3.会議室管理連携用の連携先アカウントをご用意ください。

予約ルームズとGoogleカレンダー/Outlookカレンダー/Garoonカレンダーの連携に使用します。
予約ルームズWEB画面(会議室状況)で会議室を予約、または即入室した場合、会議室管理連携用アカウントのカレンダー上に予定が作成されます。
そのため、【必須】個人のアカウントと別にご用意ください
 
■Googleカレンダー連携の場合
Google Workspace(G Suite)にて、会議室管理連携用の特権管理者権限のGoogleアカウントをご用意ください。
 
■Outlookカレンダー連携の場合
Microsoft365にて、会議室管理連携用のグローバル管理者orアプリケーション管理者orクラウドアプリケーション管理者のMicrosoftアカウントをご用意ください。
また、以下2点をご確認ください
 
①会議室管理連携用アカウントの「電子メール」にメールアドレスの登録が必要です。
※Azure Active Directory>左メニュー「ユーザー」>ユーザー一覧で会議室管理連携用アカウントを選択>連絡先情報の「電子メール」
 
②会議室管理連携用アカウントには、Azure ADとOutlookの利用が可能なライセンスの付与が必要です。
※Microsoft365管理センター>ユーザー>アクティブなユーザー>会議室管理連携用アカウントを選択>「ライセンスとアプリ」
例)Microsoft 365 F1は、Outlookが含まれていないので利用不可。
Microsoft 365 F3は、Azure ADとOutlookが含まれているので利用可。

 
Check作成した「グローバル管理者権限のアカウント」でこの後のOutlookカレンダー連携時に、「RECEPTIONISTアプリがMicrosft365にアクセスする許可」が必要です。詳細は『Microsoft365(Outlookカレンダー等)の連携で必要な権限やアクセス許可』の『予約ルームズ(Outlookカレンダーの連携)』
 

■Garoonカレンダー連携の場合
cybozu.comにて、会議室管理連携用のcybozu.com共通管理者のアカウントをご用意ください。
 

4.Outlookカレンダー連携の場合、Microsoft側の設定を行ってください。

『会議室管理:Outlookカレンダー連携時の事前設定』の設定を行ってください。
 

5.Garoonカレンダー連携の場合、事前にcybozu.com側でOAuth設定を行ってください。

『予約ルームズ:Garoon(ガルーン)連携方法』の設定を行ってください。
 

6.Google Workspace(G Suite)でビルディングを設定している場合、ビルディングIDをご確認ください。

ビルディングIDに利用不可の文字である「空白」と「():半角かっこ」が入っていないかご確認ください。
 
上記文字が入っている場合、ビルディング選択時にエラーが発生し、該当ビルディングのリソース(会議室)の予約が行えません。
ビルディングを作成しなおしていただくか、ビルディングを選択せずにご利用ください。
参考:Google Workspace(G Suite)連携:アポイントメント作成時や会議室管理機能の利用時に「会議室を取得できませんでした」とエラーが出る

 

7.Google Workspace(G Suite)でビルディングを登録されると会議室が探しやすくなります。

Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合、ビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示し、会議室を探しやすくなります。
Tips(Google公式サイト)ビルディング、設備や機能、カレンダー リソースを作成する
Checkビルディング選択時にエラーが表示される場合は、上記5に該当していないかご確認ください。

 

▼「会議室設定」で会議室追加時
meetingroom-manage_08

 

▼「会議室状況」を確認時
meetingroom-manage_08-1

▼「アポイントメント」で会議室を選択時
meetingroom-manage_09

 

8.Outlook(M365)で会議室グループを登録されると会議室が探しやすくなります。

Microsoft365上で会議室の会議室グループが登録されている場合、その会議室グループ内の会議室のみを表示し、会議室を探しやすくなります。
Outlookの仕様上、この後の会議室追加時に、会議室が100件しか表示されませんので、会議室が100件以上会議室がある場合は会議室グループを作成してください
Tips会議室グループの作成方法は、(Microsoft公式サイト)会議室メールボックスを作成および管理するをご参考ください。
 

▼「会議室設定」で会議室追加時
ogroup_01

 

▼「会議室状況」を確認時
ogroup_02

▼「アポイントメント」で会議室を選択時
ogroup_03

 

 

2.予約ルームズのアカウント作成

1.WEB登録

『1.管理者WEB登録』の手順で、WEB登録を行い、企業アカウント・RECEPTIONIST管理者アカウントを作成してください。
 

2.社員情報の追加登録(任意)

各社員が予約ルームズWEB画面(会議室状況)から予約状況の確認、会議室の予約をされる場合のみ必要です。Google/Outlook/Garoonカレンダーから予約状況の確認、会議室の予約をされる場合は不要です。
『4.社員情報の追加登録』の手順で、社員を追加してください。

 

3.予約ルームズのお申し込み

作成いただいた企業アカウントで予約ルームズを有効にするには、弊社側での設定が必要となりますため、営業担当またはお問い合わせまでご連絡ください。弊社での設定完了後にご連絡しますので、その後以下『3.予約ルームズとカレンダー連携』以降の設定をお願いします。
 
Check予約ルームズは受付システムと別料金になります。ご利用料金については、お問い合わせください。(お支払い方法は請求書払いのみとなります。)

 

 

3.予約ルームズとカレンダー連携

グループウェア上の会議室情報(リソース情報)を管理するため、各カレンダーと連携を行ってください。
RECEPTIONIST管理者アカウントと「1.事前準備」でご準備いただいた会議室管理連携用アカウントを使用します。
 

まずは、RECEPTIONIST管理者アカウントでRECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01
 

Googleカレンダー連携方法
Outlookカレンダー連携方法
Garoonカレンダー連携方法

 

Googleカレンダー連携方法

会議室管理連携用アカウント(Googleの特権管理者)をご準備ください。
Check個人のアカウントとは連携しないでください。
 

1.会議室設定画面の「Googleカレンダーと連携」ボタンをクリックします。

 

Googleアカウントのログイン画面が表示されますので、会議室管理連携用アカウント(Googleの特権管理者)でログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、会議室管理連携用アカウント(Googleの特権管理者)を選択してください。

 

2.「許可」ボタンをクリックして連携します。
meetingroom-manage_03

 

3.「会議室管理者を追加しました。」と画面上部に表示されます。
meetingroom-manage_04
 

Check連携時にエラーが表示される場合は、こちらをご確認ください。
 

 

Outlookカレンダー連携方法

会議室管理用アカウント(Microsoftのグローバル管理者orアプリケーション管理者orクラウドアプリケーション管理者)をご準備ください。
Check個人のアカウントとは連携しないでください。
 

1.会議室設定画面より、「Outlookカレンダーと連携」ボタンをクリックします。

 

Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますので、会議室管理用アカウント(Microsoftのグローバル管理者orアプリケーション管理者orクラウドアプリケーション管理者)でログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、会議室管理用アカウント(Microsoftのグローバル管理者orアプリケーション管理者orクラウドアプリケーション管理者)を選択してください。
o-02

 

2.「承諾」ボタンをクリックして連携します。

 

3.「会議室管理者を追加しました。」と画面上部に表示されます。
meetingroom-manage_04
 
Check連携時にエラーが表示される場合は、会議室管理連携用アカウントが『1.事前準備』の3の通りに設定されているかご確認ください。

 

 

Garoonカレンダー連携方法

会議室管理用アカウント(cybozu.com共通管理者)をご準備ください。
Check個人のアカウントとは連携しないでください。
 

1.会議室設定画面より、「Garoonカレンダーと連携」ボタンをクリックします。

 

2.Garoon設定画面では、cybozuで事前にOAuth連携を作成している情報より、各値を設定します。
Tips詳細は「予約ルームズ:Garoon(ガルーン)連携方法」をご覧ください。

 

3.連携後、「管理者を認証しました。」と画面上部に表示されます。

 
 

4.予約ルームズに会議室を追加

予約ルームズで管理する会議室を設定します。
RECEPTIONIST管理者アカウントを使用します。

 

1.RECEPTIONIST管理者で会議室設定画面から、「会議室情報の編集」>「会議室を追加」をクリックします。

2.ポップアップが表示されますので、管理したい会議室を選択します(複数選択可)。
管理する会議室の選択後、「追加」ボタンを押します。
 

▼会議室を選択する前meetingroom-manage_06
▼会議室を選択すると上に移動しますmeetingroom-manage_07
Check会議室が表示されないときは以下ご確認ください。
Googleカレンダー連携:会議室を取得できない、会議室が表示されない
Outlookカレンダー連携:会議室を取得できない、会議室が表示されない

 

 

3.会議室の追加処理が開始される画面が表示されるので、「閉じる」ボタンを押します。
meetingroom-manage_10

 

4.追加後、画面を再読み込みしてください。
Tips 再読み込み方法 Windows:Shift+F5 / Mac:Shif+Cmd+R

 

5.会議室設定画面に選択した会議室が表示されます。
1会議室につき2モード(入退室/時間お知らせ)反映します。

 

 

Tips会議室の削除方法
対象の会議室の右側にある「・・・」ボタンから「会議室を削除」をクリックします。

 

 

5.予約ルームズのその他の設定

以下機能をご希望の場合は、ご設定ください。
 
・未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルする(空予約自動解放)
未入室の会議予約を自動キャンセルすることで、使われていない会議室を開放できます。
未入室のまま一定時間を経過した会議室予定自体を削除することも可能です。
設定方法はこちら
 

・担当者宛てに会議室予約のリマインドメールを配信
事前に会議予約一覧を配信することで、会議室予約のキャンセル忘れを防ぎます。
設定方法はこちら
 

・会議終了時間になったら強制的に終了する(会議強制終了)
会議が延長されずに終了時間を過ぎたら、強制的に退室処理を行うことで、無断で会議室を利用され続けることを防ぎます。
設定方法はこちら
 
 

6.端末に予約ルームズアプリをインストールし、通知設定

各会議室に設置する端末に、予約ルームズアプリをインストールします。

 

1.App Store/Google Play(Playストア)で予約ルームズアプリのインストール画面を開きます。

 

Tips以下のアイコンからもインストール画面を開けます。

 

▼iOSの場合
aicon-ios
▼Androidの場合
aicon-google

 

2.検索する場合は、iOSの方はAppStore。Androidの方はGooglePlayを開いてください。

 

▼iOSの場合
mobile-app_ios_01
▼Androidの場合
mobile-app_android_01

 

 

3.検索枠に「RECEPTIONIST 予約ルームズ」と入力して検索していただくと、予約ルームズヒットしますので、「入手」または「インストール」をタップしましょう。

Check 類似しているアプリもありますので、提供元が「RECEPTIONIST Inc.」より入手してください。
Tips 「receptionist」(小文字)でも検索可能です。
Tips 公開直後はまだ検索できない場合もありますので、その場合は上記アイコンからダウンロードして下さい。

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage_app_02-ios
▼Androidの場合
meetingroom-manage_app_02-android

 

 

4.端末上に予約ルームズアプリがインストールされたことを確認しましょう!

 

▼iOSの場合
meetingroom-manage_app_03-dlappios
▼Androidの場合
meetingroom-manage_app_02-dlappandroid

 
5.端末の「設定」>「通知」>「予約ルームズ」で以下設定になっているかご確認ください。

 

▼iOSの場合
notification_setting_iOS

 

・通知を許可:ON
・ロック画面:ON
・通知センター:ON
・バナー:ON
※時間お知らせモードの場合、「通知を許可」のみONになっていれば、問題ございません。

▼Androidの場合
notification_setting_android

 

・通知を許可:ON
・ステータスバーに表示:ON
・バナー:ON
・ロック画面での通知:表示
※時間お知らせモードの場合、「通知を許可」のみONになっていれば、問題ございません。

 
 

6.また、Androidの場合、端末全体の通知設定で通知が表示される設定になっているかご確認ください。
端末の「設定」>「通知」(端末ごとに名称が異なる)にて、ロック画面での通知が表示される設定になっているかご確認ください。

android-setting2

 

 

7.予約ルームズアプリと会議室を紐づけ

各会議室に設置する端末の予約ルームズアプリと会議室の紐づけを行います。
以下2つをご準備ください。
・予約ルームズアプリをインストールした端末
・RECEPTIONIST管理者で管理画面の「会議室設定」を開いたPC

 
 

1.端末の予約ルームズアプリを開きます。
meetingroom-manage_app_02-bootapp

 
 

2.通知の送信の確認画面が表示されますので、必ず「許可」をタップしてください。
Check 許可しない場合
・入退室モードで、会議終了前のプッシュ通知がされません。
・時間お知らせモードで、次の予定のお客様がRECEPTIONISTで受付しても、レベル3,4に切り替わりません。

 

Tips Androidの場合、機種によってはデフォルトでプッシュ通知が許可されている場合もありますので、この画面が表示されない場合もあります。

allow01

 
 
3.端末にログイン画面が表示されます。
ログイン方法は2種類あります。以下のいずれかの方法でログインを行ってください。
QRコードを利用したログイン方法 ※こちらの方が簡単です
会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法

 

QRコードを利用したログイン方法

3-1.予約ルームズアプリの「カメラを起動してQRをスキャン」をタップし、カメラを起動させます。

 

3-2.管理画面の「会議室設定」で、端末に紐づけたい会議室名・デバイスモードの右側の「・・・」から「認証QRコードを表示」をクリックします。

 

3-3.端末上に起動したカメラで、認証QRコードを読み込んでください。
 

Tips1つの会議室に入退室モードを2端末設置したい場合は、2端末で同じ入退室モードのQRコードを読み込んでください。


 

CheckQRコード読み込み時に「予期せぬエラーが発生しました」と表示される場合
端末がネットワークに接続されているかご確認ください。
CheckQRコード読み込み時に「このモードは他の端末で連携済です。連携を解除するか他のモードを選択してください。」と表示される場合
・「会議室設定」の「接続デバイス」にデバイス名が入っていないかご確認ください。入退室モードでデバイス名が2つ、時間お知らせモードでデバイス名が1つ入っている場合は、他の端末で連携済みですので、連携を解除してから、再度連携してください。
・時間お知らせで連携されようとしている場合は、予約ルームズアプリがv1.1.0以降かご確認ください。

 

 

会議室管理コード・デバイスキーを利用したログイン方法

3-1.管理画面の「会議室設定」>右上の「会議室情報の編集」>「設定」をクリックします。
meetingroom-manage_13-1

 

3-2.「会議室管理コード」を確認してください。(必要に応じてメモしてください)
meetingroom-manage_13-2

 

3-3.管理画面の「会議室設定」で、端末に紐づけたい会議室の「デバイスキー」を確認します。(必要に応じてメモしてください)

 
 

3-4.予約ルームズアプリの「キーボードで入力する場合はこちら」をタップします。

 

3-5.先ほど確認した①「会議室管理コード」と②「デバイスキー」を入力し、③ご希望のモードでログインします。
 
Tips1つの会議室に入退室モードを2端末設置したい場合は、2端末で同じ会議室管理コードとデバイスキーを入力してログインしてください。

 
 

Checkログイン時に「予期せぬエラーが発生しました」と表示される場合
端末がネットワークに接続されているかご確認ください。
Checkログイン時に「このモードは他の端末で連携済です。連携を解除するか他のモードを選択してください。」と表示される場合
・「会議室設定」の「接続デバイス」にデバイス名が入っていないかご確認ください。入退室モードでデバイス名が2つ、時間お知らせモードでデバイス名が1つ入っている場合は、他の端末で連携済みですので、連携を解除してから、再度連携してください。
・時間お知らせで連携されようとしている場合は、予約ルームズアプリがv1.1.0以降かご確認ください。

 
 
4.予約ルームズアプリに接続した会議室名が表示されますので、「→」をタップします。

▼入退室モード

meetingroom-manage_app_07-app

▼時間お知らせモード

 

5.予約ルームズアプリに入室前の画面が表示されたら、紐づけ完了です。

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 

 

6.予約ルームズアプリと会議室の紐づけが完了すると、管理画面の「会議室設定」の「接続デバイス」に、紐付けしたデバイス名が表示されます。
Tips連携済の会議室の情報が上位に表示されます。

 

 

8.端末側の設定

以下、希望に合わせてご設定ください。
 
・アプリが終了しないよう、端末の表示を予約ルームズアプリで固定したい場合
以下ご設定ください。
iOS:『iPad/iPhoneの画面操作をロックする方法(アクセスガイド)』
Android:『Androidの画面操作をロックする方法』
 
・予約ルームズの通知音の音量を調整したい場合
端末本体の音量設定で、調整をお願いいたします。

Tips(Apple公式サイト)iPhoneの音量を調整する
Tips(Apple公式サイト)iPadの音量を調整する
 

 

 

 

 
これで初期設定が完了です。
Googleカレンダー/Outlookカレンダーで会議室を予約し、端末から「入退」「退室」「予約がない会議室に入室」をお試しください。
Tips『予約ルームズ:会議室の端末の操作方法』
Tips『予約ルームズ:会議終了をアラートでお知らせ (時間お知らせモード)』