受付システムの管理者用の引継ぎ資料

管理者でできることやシステム運用の際の注意点を説明しています。
異動や退職等で管理者が変更になる際に、新しい管理者様にこちらをお渡しください。
 

Tips各権限でできることについては『ユーザー権限の種類』をご覧ください。

もくじ

RECEPTIONIST管理画面でできること
管理者メニュー（管理者に表示）
一般メニュー（全社員に表示）
受付システム運用上の設定変更や注意事項
社員アカウントの追加・削除・編集について
受付のiPadについて
受付システムの設定変更について
チャットツールに通知のための注意点
トラブル発生時の対応方法

RECEPTIONIST管理画面でできること

管理者メニュー（管理者に表示）

※赤文字：よく使用するメニュー

一般メニュー（全社員に表示）

受付システム運用上の設定変更や注意事項

社員アカウントの追加・削除・編集について

1.社員の入退社や異動に伴い登録社員を編集したいときは、RECEPTIONIST管理画面の「社員情報」から社員の追加・削除を行ってください。
※参考：CSVで社員を新規追加・更新・削除する方法（全件上書きの場合）
 
2.ユーザー権限を付与・削除するときは、『ユーザー権限の設定方法』をご確認ください。
 
3.「社員情報」のメールアドレスのドメインを変更するときは、『社員情報のメールアドレスのドメインを変更』をご確認ください。

受付のiPadについて

1.iPadは常に電源とネットワークに接続してください。
 
2.iPadはアクセスガイドを開始した状態で設置してください。
※参考：『iPad/iPhoneの画面操作をロックする（アクセスガイド）』
 
3.iPadのRECEPTIONISTアプリは、管理者アカウントのみログインできます。
※SAML認証をご利用の場合は、主管理者でiPadのRECEPTIONISTアプリにログインをお願いします。
 
4.iPadのRECEPTIONISTアプリでエラーが表示されたときは、『エラーコード対応表』をご確認ください。
 
5.iPad本体の交換やRECEPTIONISTアプリを再インストールするときは、『受付iPad本体の交換方法、iPadアプリを再インストール時の設定方法』をご対応ください。
 
6.iPadのiOSとRECEPTIONISTアプリは定期的にアップデートをしてください。
・iPadは最新iOSの2世代前以降がサポート対象になります。（最新がiOS16の場合は、iOS14以降）
 
7.計画停電時の対応については、『計画停電時の対応』をご確認ください。

受付システムの設定変更について

受付iPadの各ボタンから受付時の通知先について
『受付時の通知先について』

 
受付iPadの「受付コードを入力する」「担当者の名前を検索する」のボタンの設定
『受付コードを入力ボタンの設定方法』
『担当者の名前を検索するボタンの設定方法』
 

受付iPadのカスタムボタンの設定
『カスタムボタンの設定方法』
『カスタムボタンを増やす・階層化する方法』
 

その他、受付のiPadアプリに関する設定
『3.受付アプリ設定』
『iPadアプリの設定（基本）』
『iPadアプリの設定（その他）』

チャットツールに通知のための注意点

対象のチャットツールについては、必ずご一読ください。
 

Slack
・『Slackとの連携設定』に使用したSlack管理者アカウントについて、Slackの管理者権限を削除、またはアカウント自体を削除しますと通知ができなくなります。Slack連携に使用するSlack管理者アカウントを変更する場合は、再度『Slackとの連携設定』を行ってください。
・Slackの通知先チャンネルがプライベート（非公開）の場合、チャンネルにRECEPTIONIST Botの追加が必要です。
※最後に「Slackとの連携設定」を行ったのが2023年10月19日以前の場合は、Botではなく、「Slackとの連携設定」に使用したSlack管理者アカウントをチャンネルに追加が必要です。
 

Chatwork
・Chatworkの通知先グループチャットに、Chatwork通知用アカウントの追加が必要です。
・Chatwork通知用アカウントを無料版から有料版に変更された場合は、「API利用申請」が必要になりますので、「ChatworkのAPI設定」の『無料版以外をご利用時の設定』を設定してください。また、RECEPTIONIST管理画面の「チャット設定」の「API Token」が、「ChatworkのAPI設定」の手順でご確認いただけるChatwork上のAPI Tokenと異なる場合は設定しなおしてください。
 
Workplace
・Workplaceの通知先グループチャットにRECEPTIONIST BOTの追加が必要です。
 
LINE WORKS
・LINE WORKSの通知先トークルームにRECEPTIONISTのBOTの追加が必要です。
・RECEPTIONIST管理画面の「チャット設定」の「ユーザーID」に設定のLINE WORKSアカウントを削除しますと、通知できなくなりますので、ご注意ください。「ユーザーID」に設定のLINE WORKSアカウントを削除する際は、「ユーザーID」に他のLINE WORKSアカウントの情報を設定してください。
・LINE WORKSのOAuthアプリのAccess Tokenの有効期間は発行から1日、Refresh Tokenの有効期限は発行から90日のため、90日以上通知を送らなかった場合は、再度『RECEPTIONIST管理画面で認証設定』を行ってください。

 
Microsoft Teams（Microsoft Teams Webhookでの通知は除く）
・Microsoft Teamsの通知先チームとチャネルに、Microsoft来客通知用アカウントの追加が必要です。
・Microsoft来客通知用アカウントのライセンスや権限を変更する際は、こちらに記載のライセンスと権限を付与してください。
・Microsoft Teamsの通知先チームとチャネルに、「Microsoft365から削除済みのアカウント」が追加されている場合は、Teamsの仕様上通知できないため、チーム・チャネルから「Microsoft365から削除済みのアカウント」を削除してください。
・Microsoft来客通知用アカウントのパスワードを更新した場合、Microsoftの仕様上、メッセージ送信に使えるようになるには、最大1日(24時間) かかります。
・Teamsに受付通知しない期間が90日以上ある場合、Microsoftの仕様上、トークンは有効期限が切れるため、再度『Microsoft Teamsとの連携設定』が必要です。

 
Google Chat
・『Google Chatとの連携設定』に使用したGoogle特権管理者アカウント（またはユーザーの読み取り権限を付与したアカウント）について、Googleの権限を削除、またはアカウント自体を削除しますと通知ができなくなります。Google Chat連携に使用するGoogle特権管理者アカウント（またはユーザーの読み取り権限を付与したアカウント）を変更する場合は、再度『Google Chatとの連携設定』を行ってください。
・Google管理者でGoogle Admin（https://admin.google.com）にログイン＞「アプリ」＞「Google Workspace」＞「Google Chat と従来のハングアウト」＞「bot のインストール」の「ユーザーに着信 Webhook の追加と使用を許可する」がオンのままにしてください。

 
InCircle/JobTalk/Bizchat
・InCircle/JobTalk/Bizchatの通知先トークルームにAPIユーザーが追加が必要です。
・InCircle/JobTalkについて、InCircle/JobTalkの管理コンソール＞「API」＞「API設定」の「使用ポイント上限」で「使用ポイント」が上限に達すると通知ができなくなります。

トラブル発生時の対応方法

WEB管理画面・アプリにログインできない
RECEPTIONISTアプリのエラーコード対応表
受付ができない、来客通知が届かない（エラーコード：F05023,F05024,F05025）
メンション通知されない
メールが届かない
 

ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。